تعاریف دولت الکترونیک و عناصر تشکیل دهنده آن

منابع مورد استفاده در تحقیق:

http://www.mgtsolution.com/olib/569909040.aspx

http://www.tak-tahghigh.com/tag/

http://www.itna.ir/vdcbasbg.rhbswpiuur.html

http://www.jamejamonline.ir/newstext.aspx?newsnum=100920040877

http://www.skyofaustralia.com/index.php?option=com_content&task=view&id=123&Itemid=55

http://www.sis-eg.com/services/article_a/854/

تعریف دولت الکترونیک

اصولا تعریف واحدی در باره دولت الکترونیک وجود ندارد و این مسئله ناشی از ماهیت پویا و متغیر فناوری است.

تعاریف بسیاری از دولت الکترونیک شده است کــه تعدادی از آنها به صورت زیر ارائه می شود:

۱) دولت الکترونیک، استفاده دولت و سایر سازمانهای دولت ی از فناوری اطلاعات به منظور ایجاد تحول در رابطه با شهروندان، مراکز تجاری و سایر مواردی است که با دولت درحال تعامل هستند.

۲) دولت الکترونیک عبارت از استفاده از فنآوری های اطلاعاتی و ارتباطی ICT) برای متحول کردن دولت و فرآیند حکومت گری ( Governance از طریق قابل دسترس تر، کارآمدتر و پاسخگوتر کردن آن است.

۳) بر اساس تعریف دیگر دولت الکترونیک به معنای بهره گیری از قدرت اطلاعات و تکنولوژی های اطلاعاتی برای ایجاد ساخت جدیدی از دولت است که با جامعه اطلاعاتی و شبکه ای همخوان است .

۴) به استفاده از فناوری اطلاعات و ارتباطات به منظور بهبود کارایی و اثربخشی، شفافیت اطلاعات و مقایسه پذیری مبادلات اطلاعاتی و پولی در درون دولت ، بین دولت و سازمانهای تابعه آن، بین دولت و شهروندان و بین دولت و بخش خصوصی دولت الکترونیک اطلاق میشود.

۵) دولت الکترونیکی دراصطلاح به استفاده از فناوری اطلاعات و ارتباطات درجهت ارائه اطلاعات و خدمات به شهروندان، بخش های اقتصادی، کارمندان دولت وسایر قسمت های دولت ی اطلاق می شود.

۶) بهکارگیری فناوری اطلاعات در بخش های مختلف دولت به منظور افزایش بهره وری و ارتقا سطح خدمات رسانی

۷) دولت الکترونیکی به معنای اطلاع رسانی و خدمات رسانی به موقع، دقیق و کارا در ۲۴ ساعت شبانه روز، ۷ روز هفته و تمامی روزهای سال از طریق وسایل ارتباطی گوناگون مانند تلفن و اینترنت است . از این رو، دولت الکترونیک در برگیرنده توسعه و به کارگیری زیر ساخت های اطلاعاتی و همچنین تدوین و اجرای سیاستها، قوانین و مقررات لازم برای تسهیل عملکرد جامعه اطلاعاتی یا دیجیتالی است .

ما کجاییم؟

دولت الکترونیک در ایران با وجود آن که هنوز متولی مستقلی ندارد، اما در بعضی حوزه‌ها فعال است. قریب به 1000 سایت دولتی ایران با وجود همه کاستی‌ها و نقص‌هایی که در اطلاع‌رسانی دیجیتالی رسمی در وب وجود دارد، بخشی از روابط عمومی دیجیتالی کشور را به دوش می کشند.

خلق دولت الکترونیک

یکی از مهم‌ترین فرصت‌هایی که فناوری‌های نوین ارتباطی و اطلاعاتی را پیش روی ما قرار می‌دهند، امکان استفاده از این فناوری برای مهندسی مجدد معماری دولت و قابل دسترس‌تر، کارآمدتر و پاسخگوتر ساختن آن است. استفاده از این نوآوری‌ها در فرآیند اداره امور جامعه، موجب پدیدار شدن واقعیتی به نام دولت الکترونیک شده است.

امروزه عوامل مختلفی دست در دست یکدیگر داده‌اند تا دولت‌ها را وادار به تجربه شکل جدیدی از اداره جامعه بکنند.

 انتظارات افراد در مورد خدمات و محصولات و نیز نحوه و کیفیت ارائه آن به طور روزافزون در حال تغییر است و دولت نیز باید پاسخگوی این نیازها و انتظارات باشد. آنان خواهان این هستند که ساعات کار موسسات دولتی افزایش یابد و هر زمان که خواستند بتوانند کارهای خود را انجام دهند، در صف‌ها معطل نشوند، خدمات باکیفیت تری دریافت کنند، خدمات و محصولات ارزان تری به دستشان برسد و مواردی از این دست که پاسخگو‌ترین شکل دولت برای این انتظارات در حال حاضر دولت الکترونیک است.

دولت‌ها همچنین برای جذب سرمایه، کارگران ماهر، گردشگران و سایر موارد با یکدیگر در رقابت هستند و بدین منظور به امکانات جدیدی نیاز دارند که دولت الکترونیک این امکانات را فراهم می‌کند.

دولت الکترونیک برای کیفیت خدمات رسانی به شهروندان، فرصت‌های خوب زیادی را ایجاد می‌کند. شهروندان قادرند به جای چند روز یا چند هفته ظرف چند دقیقه یا چند ساعت اطلاعات یا خدمات مورد نظر خود را دریافت کنند.

شهروندان، شرکت‌ها و سازمان‌های وابسته به دولت می توانند بدون استخدام وکلای دادگستری و حسابداران گزارش‌های خواسته شده را دریافت کنند.

کارمندان دولت می توانند به سادگی و به صورت کارآمد مانند کارکنان دنیای تجارت امور خود را انجام دهند.

یک استراتژی موثر در زمینه استقرار دولت الکترونیک به بهبودهای قابل ملاحظه‌ای از قبیل موارد ذیل در دولت منجر خواهد شد؛

تسهیل خدمت رسانی به شهروندان

حذف رده‌هایی از مدیریت دولتی (کوچک سازی اندازه دولت)

تسهیل اخذ اطلاعات و خدمات توسط شهروندان و شرکت‌ها و همچنین سازمان‌های وابسته به دولت

تسهیل فرآیندهای کاری سازمان‌ها و کاهش هزینه‌ها از طریق ادغام و حذف سیستم‌های اضافی و موازی

نمادهای  و سلختارهای مورد استفاده در دولت الکترونیک

نمادهای دولت الکترونیک نشان دهنده این است که یک دولت الکترونیک می تواند بخش‌ها و افراد را با یکدیگر مرتبط سازد

G2C GOVERNMENT TO CITIZEN (تعامل میان دولت و شهروندان): مهم‌ترین و گسترده ‌ترین نوع کاربرد دولت الکترونیک، رابطه دولت با شهروندان و بالعکس است. این رابطه شامل اخذ اطلاعات از سوی شهروندان از سازمان‌های دولتی و ارائه خدماتی از سوی دولت به شهروندان به شیوه الکترونیک است

G2G GOVERNMENT TO GOVERNMENT (تعامل میان سازمان‌های دولتی): در این نوع رابطه، سازمان‌هایی که در زمینه‌های مختلف به اطلاعات نیاز دارند، می‌توانند از طریق شبکه‌های موجود به این اطلاعات دسترسی یافته و خدمات خود را سریع تر به شهروندان ارائه کنند.

BUSINESS G2B GOVERNMENT TO (تعامل میان سازمان‌های دولتی و بخش خصوصی): این نوع رابطه، اولین رابطه‌ای بود که توسعه پیدا کرد که در این راستا پرداخت مالیات، اخذ آمار و اطلاعات ، ارائه تسهیلات و نحوه اخذ مجوزهای مختلف محتوای این نوع تعامل را شکل می‌دهد.

G2E GOVERNMENT TO EMPLOYEES ( تعامل میان دولت و کارمندان دولت): اطلاعات پرسنلی کارکنان، دریافت خدمات پرسنلی و سایر اطلاعات قابل مبادله میان سازمان‌های دولتی و کارکنان دولت در این چارچوب قرار می گیرند. این چهار نوع کاربرد، ستون‌های اصلی دولت الکترونیک تلقی می‌شود و در واقع این ارتباطات است که روح دولت الکترونیک را تشکیل می‌دهد.

استراتژی استقرار دولت الکترونیک

این استراتژی باید دربرگیرنده مراحل ذیل باشد؛

تعریف ساختار دولت الکترونیک و اجزا و عناصر کلیدی آن

تعیین مخاطبان و کاربران دولت الکترونیک

ترسیم چشم اندازی که به سادگی قابل درک باشد و دربرگیرنده نتایج مورد انتظار از دولت الکترونیک باشد

تعیین اهداف عملیاتی که قابل سنجش و قابل اندازه گیری باشند

تعیین خط مشی‌های لازم به منظور حمایت از تحقق مطلوب دولت الکترونیک

تعریف شیوه‌ای که میزان آمادگی سازمانی برای استقرار دولت الکترونیک را تعیین کند

تعریف فرآیند و مراحل استقرار دولت الکترونیک

 دولت الکترونیک امکانات گسترده‌ای را برای عینیت یافتن آرمان‌های حکومت‌داری خوب فراهم می‌کند و با به کارگیری فناوری‌های جدید ارتباطی و اطلاعاتی به بهبود فرآیندهای ارائه خدمات در بخش عمومی، تسریع ارائه خدمات به شهروندان، پاسخگوترشدن ماموران دولتی، شفاف شدن اطلاعات، کاهش فاصله میان مردم و دولتمردان، مشارکت اثربخش تر شهروندان و اعضای جامعه مدنی در فرآیند تصمیم گیری عمومی، گسترش عدالت اجتماعی از طریق فرصت‌های برابر افراد برای دسترسی به اطلاعات و.... کمک شایانی می‌کند و حکومت‌ها چنانچه بخواهند در مسیر تحقق حکومت‌داری خوب حرکت کنند باید به ابزار نیرومندی همچون دولت الکترونیک مسلح باشند.

ضرورت ایجاد دولت الکترونیک

عوامل متعددی، زمینه های لازم برای تحقق این امر را فراهم می آورند که همگی ناشی از سرعت تصاعدی و روزافزون پیشرفت فناوری و پیچیده تر شدن فعالیتهای بشری است و دولت ها برای پاسخ به این پیچیدگی ناگزیرند که اقدام به ایجاد دولت الکترونیک کنند. مهمترین این عوامل عبارتند از:

۱) رشد فناوریهای جدید و بویژه فناوری اطلاعات:

امروزه، فناوری با نرخ فزاینده و به صورت تصاعدی درحال رشد است. قانون مور (MOORS LAW) در این مورد می گوید: قدرت محاسباتی رایانه ها هر ۱۸ ماه دو برابر می شود.

قانون مت کالف» (MATCALF) نیز می گوید: میـــــزان رشد یک شبــکه به میزان تــوان دوم استفاده کنندگان از آن شبکه است« و درنهایت قانون گیلدرز (GILDERS) می گوید: مسیرهای ارتبــــاطی شبکه ها هر ۱۲ ماه سه برابر می شود. همان گونه که از مثالهای فوق برمی آید سرعت رشد فناوری اطلاعات بسیار زیاد بوده و این امر در تمامی پدیده ها ازجمله موسسات دولت ی تاثیرات شگرفی بــــرجای می گذارد.

۲) سرمایه گذاری بنگاههای اقتصادی در بخش فناوری اطلاعـــات:

بنگاههای اقتصادی سرمایه گذاری های کلانی را در زمینه فناوری اطلاعات اعمال کرده اند و بخش خصوصی نیز جهت پاسخگویی با شرایط کنونی و کم کردن فاصله و شکاف بین خود و دولت ، ناگزیر از سرمایه گذاری در این خصوص است. آمارها نشان می دهد که سرمایه گذاری شرکتهای آمریکایی درفناوری اطلاعات از کمتر از ۱۰ درصد در سالهای گذشته به ۵۰ درصد درحال حاضر رسیده است و به دلیل سرمایه گذاری هایی که در این زمینه شده هزینه مبادلات بانکی به میزان ۳۰ درصد هزینه های بانکی غیر الکترونیک کاهش یافته است.

۳) رشد اینترنت و فراگیری عمومی استفاده از آن:

طی فصل فروش عید کریسمس در سال ۱۹۹۹ فروشندگانی که محصولات خود را ازطریق اینترنت به فروش می رسانند معادل ۳/۱ میلیارد دلار پوند که این میزان، چهار برابر فروش آنان در سال ۹۸ بود و در سال ۲۰۰۰، آمریکا برای ایجاد دولت الکترونیک رقمی معادل ۵۰۰ میلیون دلار هزینه کرده که این میزان در سال ۲۰۰۳ به ۱/۶ میلیارد دلار رسید.

۴) تغییر انتظارات شهروندان و بنگاههای اقتصادی:

در ایالت ویرجینیای آمریکا، ۷۶/۸ درصد از شهروندان از خانه یا محل کار خود به اینترنت دسترسی دارند و ۳۸ درصد آنها از اینترنت و پست الکترونیک به صورت روزانه استفاده می کنند. این نمونه ها نشان می دهد که انتظارات مردم درمورد خدمات، محصولات و نیز نحوه و کیفیت ارائه آن به طور روزافزون درحال تغییر است و دولت نیز باید بتواند پاسخگوی این نیازها باشد و این امـــر فقط می تواند ازطریق دولت الکترونیک تحقق یابد.

۵) جهانی شدن و فشارهای ناشی از رقابت:

دولت ها برای جذب سرمایه، مشاغل و کارگران ماهر، گردشگران و... با هم در رقابت بوده و ازسویی جهانی شدن نیز به منظور فروش کالاها و خدمات خویش، آنها را وادار به تاسیس دولت الکترونیک می کند.

 اهداف تحقق دولت الکترونیکی

۱) مهیا کردن دسترسی بیشتر به اطلاعات و سرویسهای دولت ی

۲) بهبود مشارکت شهروندان از طریق قادر سازی عموم جامعه به تعامل با مقامات دولت ی و افزایش پاسخگویی دولت از طریق شفاف سازی فعالیتهای آن و در نتیجه کاهش فرصتهای بروز فساد: : ارتقاء شفافیت و جوابگویی در دولت از طریق ازدیاد ICT در مدیریت و عملکردها، شانس مشارکت فعال تر شهروندان در فرایندهای سیاسی و تصمیمات دولت را به صورت موثری بهبود می بخشد. بهبود در بازده و بهره وری سازمان های دولت ی طراحی دوباره فرایندها و رویه های سازمان های دولت ی ( که از ملزومات دولت الکترونیک است) ارایه خدمات را ساده خواهد ساخت، سودمندی سازمان های اداری را خواهد افزود و باعث صرفه جویی در هزینه های آنان می گردد

۳) مهیا کردن فرصتهای توسعه بویژه برای جوامع روستایی و سنتی محروم: دسترسی جوامع روستایی و سنتی محروم به اطلاعات روز و امکان حل مشکلات آنها بدون حضور فیزیکی در شهرها از طریق فناوری اطلاعات (مانند دوره های آموزش مجازی دانشگاهها و توانمندی برخورداری از امکانات دولت ی بصورت مجازی ) باعت ارتقاء فرهنگی جوامع روستایی و سنتی محروم شده و پیرو آن باعث توسعه این مناطق و کاهش مهاجرت از این مناطق می گردد.

۴) ایجاد محیط تجاری بهتر) افزایش امکان مبادلات تجاری و اقتصادی از طریق ایجاد رابطه موثرتر موسسات و نهادهای اقتصادی با مشتریان): واضح است که تکنولوژی یک تسریع کننده مطمئن در افزایش بهره وری و رشد اقتصادی می باشد استفاده از ICT در دولت و ایجاد زیربنای دولت الکترونیک به ایجاد یک محیط تجاری شکوفا و مدرن (مخصوصا برای شرکت های کوچک و متوسط) از طریق ساده و موثر کردن مبادلات و ارتباطات بین دولت و تجارت کمک می نماید و با از بین بردن افزونگی در فرایندها و اهمیت دادن به ارایه سریع و موثر خدمات دولت الکترونیک شرایطی را به وجود می آورد که باعث جذب سرمایه گذاران/ سرمایه گذاری می گردد.

اثرات دولت الکترونیک بر مدیریت و سازمان

تولید دانش در دنیای کنونی رویکردهای نوینی را پدید آورده که ازجمله آنها مدیریت دانش و مدیریت فناوری اطلاعات است. برای مدیریت دانش، دیگـــــر کار، سرمایه و ماشین آلات منابع اصلی تولید ثروت نیستند، بلکه این دانش و دانشگران هستند که به عوامل اساسی و درآمدزا مبدل می شوند.

با پیاده سازی دولت الکترونیک، ساختارهای سازمانی تغییریافته و به صورت کاملاً مسطح درمی آیند، مرزها و واحدهای سازمانی کمرنگ تر شده و تمام فعالیتهای سازمانی به صورت افقی انجام می گیرد. کلیه فعالیتها و وظایف سازمان براساس شبکه های اطلاع رسانی طراحی و اجرا شده و کارمندان سازمانها نیاز به حضور فیزیکی در محل سازمان ندارند. آنها شرکای اطلاعاتی سازمان خود بوده و به همین جهت نیز دارای قدرت هستند. ازطرفی این کارکنان به صورتی مستمر درحال یادگیری و آموزش خواهندبود و خلاقیت و نوآوری، به مهمترین وظایف آنها مبدل می شود.

کــــارهای سازمان به صورت برخط (ON LINE) انجام خواهدشد و مدیریت سازمانها بدون واسطــــــه، با مشتریان و ارباب رجوع در ارتباط هستنـــد، فرایند تصمیم گیری شکل غیرمتمرکز پیدا می کند و زمان تصمیم گیری افزایش خواهدیافت. با پیاده شدن دولت الکترونیک، بخش زیادی از کارکنان سازمانها آزاد شده و می توان از آنها درکارهای فکری استفاده کرد.

همچنین در کشورهایی نظیر کشور ما که فرایندهای اداری مبتنی بر کاغذ هستند، حرکت درجهت دولت الکترونیک مستلزم مهندسی مجدد فرایندهای اداری است. در این زمینه، مسئله فرهنگ سازی نیز از اهمیت زیادی برخوردار است، لذا یکی از اهرمهای قوی، آموزشهای همگانی درخصوص اهمیت، مزایا و نحوه استفاده از این مجموعه امکانات است. گامهای لازم به منظور ایجاد یک دولت الکترونیکی موفق، کینگ (KING)، چهار گام را برای اطمینان یافتــــن از توفیق دولت الکترونیک پیشنهاد می کند:

▪ گام اول: دریابید که مشتریان شما چه کسانی هستند: بیش از دو قرن، دولت آمریکا نسبت به بخش خصـــوصی به صورت متفاوتی عمل می کرد. کینگ مطرح می کند: ولی هم اکنون کلیه سطوح دولت ی به اهمیت فزاینده ارائه خدمت بهینه ومتنوع توجه کرده اند و دریافته اند که مشتریان مختلفی وجود دارند که دارای نیازهای متفاوتی هستند. شهروندان، کارکنان، بنگاههای اقتصادی و دیگر موسسات دولت ی مشتریان دولت هستند و هریک ازآنها نیز نیازهای متفاوتی با دیگری دارد. شهروندان خواهان ثبت نام فرزندان خود، تمدید گواهینامه رانندگی، پرداخت پول پارکینگ و... هستند. بازرگانان و موسسات بازرگانی با اتاقهای بازرگانی، بازرسان محلی و قانونگذاران رابطه برقرار می کنند. لذا دولت بایستی متوجه این مسئله باشد که مشتریانش چه کسانی هستند.

▪ گام دوم: مشتریان خود را به سمت استفاده از خدمات سوق دهید: کینگ می گوید: اینترنت بهترین شیوه برای جذب مشتریان است. آنها دوست ندارند که به کیوسک های ارائه خدمات مراجعه کنند و یا اینکه برای گرفتن خدمت، در صف بایستند. حال اگر تسهیلاتی ایجاد شود که آنها از منزل خدمات خود را دریافت کنند به رضایت مشتری منجر می شود و دردسرهای کارکنان نیز کاهش می یابد. کینگ، پیشنهاد تشکیل یک سایت مرجع (PORTAL) را برای تعاملات کلیه مشتریان می دهد. این سایت به مشتریان اجازه می دهد که به بخشهای مختلف دسترسی داشته باشند.

▪ گام سوم: دریابید که مشتریان شما چه نیازهایی دارند و چه چیزهایی می خواهند: مشتریان به تسهیلات، دردسترس بودن و قابلیت اعتماد خدماتی کــه بخش خصوصی برای آنها ارائه می کند، عادت کرده اند. آنها از دولت نیز یک چنین انتظاراتی دارند. یکی از چالشهایی که بخش دولت با آن روبرو است این است که آنها علاوه بر اینکه یک سری کارهای منحصر به فرد خویش را انجام می دهند، برخی کارهای تجاری عمومی را نیز که مرتبط با بخش خصوصی است، انجام می دهند. در نتیجه دولت ها مسئولیت بیشتری در قبال ارائه خدمات سریع با هزینه کم دارند.

▪ گام چهارم: رابطه با مشتری را ادامه دهید: کینگ معتقد است یکی از نشانه های رهبری دارای بینش درست این است که برنامه هایی را به منظور ارتبــاط با مشتری طرح ریزی و استراتژی هایی را نیز بدین منظور طراحی کند. این مسئله به بهبود شرایط اقتصادی، ایجاد وفاداری و ارتباط مناسب با مشتری در سالهای آتی منجر می شود.

مزایای دولت الکترونیک عبارتند از:

۱) دسترسی مستقیم به اطلاعات و خدمات مالی؛

۲) ارتباط مستقیم با مقامات دولت ی؛

۳) صرفه جویی در زمان، حمل و نقل، ساعات کار، کاغذ، هزینه های خدمات و منابع انرژی؛

۴) افزایش کارایی عملیات دولت ی؛

۵) ارائه خدمت به شهروندان به صورت ۲۴ساعته و ۷ روز هفته؛

۶) امکان ارائه خدمات در هر مکان.

۷) ایجاد شرایط دسترسی بیشتر به اطلاعات دولت ی .

۸) بهبود مشارکت مدنی از طریق توانایی بخشیدن به عموم مردم برا ی تعامل با مقامات دولت ی از طریق ارتباطات تعاملی شبکه ای .

۹) پاسخگو ساختن از طریق شفاف تر ساختن فعالیتهای آن و از آن روی کاهش فرصت های فساد .

۱۰) ایجاد فرصت های توسعه در مناطق روستایی و محروم

چالشها و موانع ایجاد دولت الکترونیک

1)عدم احساس نیاز به وجود دولت الکترونیک؛

۲) عدم حمایت مدیران ارشد سازمانها؛

۳) ناتوانی در مرزبندی اطلاعات محرمانه و غیرمحرمانه؛

۴) هزینه های سنگین ایجاد، نگهداری و توسعه شبکه های اطلاع رسانی و پایگاههای اطلاعاتی؛

۵) فقدان یا کمبود نیروهای متخصص فناوری اطلاعات در برخی از کشورها؛

۶) مشکلات مرتبط با چگونگی حفاظت از اطلاعات شخصی افراد؛

۷) چگونگی تحلیل و مهندسی مجدد خدمات دولت ی به منظور استفاده از دولت الکترونیک؛

۸) چگونگی دسترسی کلیه کاربران به دولت الکترونیک؛

۹) نحوه ارائه کلیه اطلاعات موردنیاز مشتریان؛

۱۰) مسئله مرتبط با مواجه شدن با افرادی که کمتر با رایانه آشنا هستند.

پایان